أعمال قسم الشؤون المالية في ظل أزمة جائحة كورونا

أعمال قسم الشؤون المالية في ظل أزمة جائحة كورونا

يعتبر قسم الشؤون المالية واحد من أهم مفاصل وقواعد المنظومة الإدارية الموجودة في رئاسة جامعة الأنبار لمسؤوليته المباشرة والرئيسية عن تخطيط وتنظيم جميع المعاملات المالية والمصرفية والمحاسبية التابعة للجامعة وتنفيذها وفقا للتعليمات والقوانين النافذة وتعليمات ديوان الرقابة المالية الأتحاديمن خلال التواجد الميداني وذلك ما يحتم على إدارة و موظفي القسم بالدوام والعمل بشكل مباشر داخل المؤسسات والتشكيلات كافة التابعة لجامعة الأنبار وهذا ما كان من خلال التواجد المستمر للموظفين دون أنقطاع والتزامهم بـتأدية واجباتهم بكل كفاءة ودقة وسرعة وعزيمة وبنسبة حضور لم تقل عن 40% ولم تكل أو تمل رغم كل المخاطر والظروف الصحية بسبب أزمة كورونا وما رافقها من تحديات وتقطع للطرق والمفارز الصحية وكذلك أستمرار العمل في أيام الحظر الكلي أو العطل الرسمية من خلال التواصل والمتابعة اليومية وعقد الاجتماعات والندوات وأنجاز جميع المعاملات عن طريق الأنترنت و العمل في البيت. وخلال تلك الفترة لم يتوقف أي عمل مناط بأي شعبة من شعب القسم وتم أنجاز جميع المسؤوليات الموكلة الى قسم الشؤون المالية ومحاسبي كليات جامعة الأنبار الذين كان لهم دوراً فعال في ديمومة عمل القسم ومن تلك الأعمال التي تم أنجازها منذ بداية الأزمة ولغاية الان:   

1.     إعداد وتنفيذ الموازنة المالية السنوية, مسك السجلات الحسابية المطلوبة, متابعة تمويل حسابات الجامعة المالية, سحب وإيداع المبالغ النقدية من وإلى المصرف، إجراء عمليات الصرف من خلال تنظيم الصكوك ومستندات الصرف والقيد، إجراء التسويات المالية, إعداد قوائم الدفع الإليكتروني للرواتب لمنتسبي الجامعة ومتابعة صرفها وتوزيعها, صرف السلف المستديمة بعد موافقة رئاسة الجامعة وصرف السلف المؤقتة إلى اللجان المؤلفة لذلك ومتابعة تسويتها, إعداد الحسابات الشهرية (ميزان المراجعة، جداول المصروفات، جداول الإيرادات، مطابقة كشف المصرف مع الحساب الجاري)  وتقديمها إلى وزارة المالية, وهذا الاجراءات كانت متطلبات الضرورية وشرط الوزارة لغرض تمويل رواتب منتسبي الجامعة, بالإضافة الى تقديم الاستشارات المحاسبية والمالية, متابعة التوقيفات التقاعدية ومستحقات الجهات الاخرى كافة, وضع الخطة السنوية الخاصة بعمل القسم، تلبية احتياجات اقسام الجامعة من المواد المشتراة من قبل اللجان المركزية ومن اهم الامور مواد التعفير والتعقيم ومتطلبات الامتحانات الالكترونية ....الخ.

2.     تصميم تطبيق إلكتروني خاص بقسم الشؤون المالية يعمل على الهواتف الذكية ومتاح للتحميل والأستفادة من خدماته بصورة مجانية لجميع منتسبي الجامعة يمكن من خلاله الأستعلام عن الراتب وجميع التفاصيل المرفقة مع قائمة الرواتب لمنتسبي جامعة الأنبار لتجنب الحضور الى القسم والاسفسارات المباشرة وتقليل المراجعين لهذا الغرض و كما موضح في الصور (1 الى 6).

3.     تصميم وأنشاء موقع إلكتروني على الأنترنت يتم من خلال الاستعلام عن مبلغ الراتب للمنتسبين بالإضافة الى معرفة تفاصيل الراتب وكافة المعلومات المرفقة في قائمة الرواتب وكما موضحة في الصورة رقم (7)، ويمن الوصول لهذا الموقع من خلال الرابط التالي ادناه والذي من خلاله يطلع المنتسبين عن المبالغ الشهرية وكافة ملاحظات الخاصة بالراتب

4.     إقامة ندوة إلكترونيةبتاريخ 29/3/2020 لجميع محاسبي كليات جامعة الأنبار لشرح التعليمات الجديدة لتعديل قانون التقاعد ومتابعة تنفيذها واعداد الجداول الخاصة وزارة التخطيط.

5.     إقامة دورة تطويرية إلكترونيةلمدة 4 أيام للفترة من 12/4/2020 ولغاية 15/4/2020 تضمنت نقاشات ومحاضرات تعليمية مصوره أعدت من قبل القسم تضمنت التعريف بأهمية والاستفادة من التقدم التكنلوجي في إنجاز الواجبات وخاصة المالية منها ومواكبة كل التطورات التكنولوجية التي تخدم انجاز العمل بأسرع وقت وبكفاءة وفاعلية وكما موضح بالصور المرفقة عن المحاضرات التي تضمنت التعريف بالإيميل الجامعي وكيفية استخدامه بالإضافة الى المحاضرة الثانية التي كانت تحت عنوان ما هو تطبيق Google Driveوكيف يمكن الاستفادة منه, الصور من ( 8-13) توضح المحاضرتين ومحاورهما.

6.     إقامة وإدارة ندوة حوارية إلكترونيةبتاريخ 4/5/2020 لمدراء اقسام الشؤون المالية في الجامعات العراقية للتباحث في آخر المستجدات والقرارات التي تنظم أعمال أقسام الشؤون المالية والتحديات التي تواجه اعمال القسم في ضل الظروف الصحية الراهنة وكيفية معالجتها بضواء التعليمات النافذة .

7.     إقامة ورشة عمل إلكترونيةبتاريخ 27/5/2020 للتعريف بأهمية الرقم الوظيفي للموظف وتخصيص أرقام وظيفية لجميع منتسبي جامعة الأنبار من الملاك الدائم والملاك المؤقت من أجل إكمال جميع متطلبات مصادقة الملاك لجامعة الأنبار بالاظافة الى المتابعة من جميع المصارف المتعاقد معها لتخصيص رقم الايبان (رقم حساب المصرفي) لكل منتسب وانجازها بنسبة 99,99% .

صور من المحاضرة الإلكترونية الأولى

صور من المحاضرة الإلكترونية الثانية

إدارة وموظفو القسم وتواجدهم الميداني في مكاتبهم رغم ظروف أزمة كورونا