الاجراءات المتخذة للمعاملات لشعبة حسابات الخطة: يقوم قسم الاعمار والمشاريع بإعداد الموازنة التقديرية للمشاريع الاستثمارية وبالتنسيق مع قسمنا (شعبة حسابات الخطة) بعد استحصال الموافقات الاصولية والمصادقة على الموازنة من قبل الجهات العليا وتحديد التخصيصات لكل مشروع يتم اعلام قسم الاعمار والمشاريع لغرض المباشرة في عملية تنفيذ الموازنة . اما فيما يخص عمل الشعبة الفعلي فهو يتلخص بما يلي :-هناك استمارة معدة من قبل قسم الاعمار والمشاريع ( استمارة ذرعة العمل المنجز) يدرج بها جدول الكميات المسعر من قبل المقاول او الشركة حسب العطاء المقدم من قبله يدرج بها فقرات الاعمال المنجزة ( للفترة من والى ).
1-هناك استمارة من قبل قسم الاعمار والمشاريع ( استمارة ذرعة المواد المطروحة) يذكر بها المواد المطروحة من قبل المقاول او الشركة فـــي موقع العمل
2-تقوم دائرة المهندس المقيم بملاء الاستمارات في اعلاه بالفقرات التي يستحقها المقاول او الشركة ويتم التوقيع عليها من قبل دائرة المهندس المقيم وممثل الشركة.
3-ترفع الاستمارات اعلاه الى قسم الاعمار والمشاريع لغرض تدقيقها فنيا وتقدم الى السيد مدير قسم الاعمار والمشاريع لغرض التوقيع عليها
4-بعد توقيع السيد مدير الاعمار والمشاريع تقدم الاستمارات اعلاه الى قسم التدقيق والرقابة الداخلية لغرض تدقيقها ماليا 5-بعد توقيع قسم الرقابة والتدقيق الداخلي ترفع الاستمارات الى السيد رئيس الجامعة لغرض المصادقة عليها.
6-بعد مصادقة السيد رئيس الجامعة المحترم يقوم قسمنا / شعبة حسابات الخطة بإعداد خلاصة(بالاستمارات) المصادق عليها من ( عمل منجز + مواد مطروحة) او احدهما بإجراء تنفيذ فقرات العقد من الاستقطاعات المذكورة بالعقد واستخلاص المبلغ المستحق للدفع .
7-يتم توقيع الخلاصة المعدة من قبل قسمنا من قبل السيد مدير قسم الشؤون المالية والسيد مدير الرقابة والتدقيق الداخلي والسيد مدير قسم الاعمار والمشاريع والسيد رئيس الجامعة المحترم.
8-يقوم قسمنا بإعداد مستند الصرف يذكر به قيمة العمل المنجز وقيمة المواد المطروحة ان وجدت والاستقطاعات ويتم توقيع مستند الصرف من قبل الموظف المختص ويدقق من قبل قسم الرقابة والتدقيق الداخلي مسبقا للصرف
9-يتم صرف المبلغ المستحق ( صافــي الدفع) بصك بتوقيع المخولين على تشغيل الحساب.
10-يتم ترحيل المستند الى السجلات كل حسب السجل الخاص به مثل ( سجل اليومية العامة ، سجل المصروفات ، سجل الامانات ، سجل السلف ، سجل الايرادات) .
11-فــي نهاية الشهر الحالي يستخرج ميزان المراجعة وجداول المصروفات والايرادات والجداول التحليلية وحسب الحركة الشهرية.
12-يرسل ميزان المراجعة والجداول اعلاه الى وزارة المالية/دائرة المحاسبة/ حسابات الخطة بكتاب رسمي بتوقيع السيد مساعد رئيس الجامعة للشؤون القانونية والادارية أو السيد رئيس الجامعة المحترم.