تلبية احتياجات اقسام الجامعة من المواد المشترات من قبل اللجان المركزية للموجودات الثابتة والاجهزة والمعدات والقرطاسية والاستهلاكية والرياضية والادوات الاحتياطية للسيارات واستلام الهدايا والهبات من قبل الوزارة وتوزيعها على الكليات والمراكز وحسب توجيهات رئيس الجامعة او من يخوله وجرد الموجودات الخاصة بأقسام الجامعة وتشكيل لجان الشطب لغرض شطب المواد المستهلكة بعد استحصال الموافقات الاصولية ومتابعة المخازن وتنظيمها بكل ما يتعلق بأدخل المواد واخراجها ضمن سجلات شعبة التجهيزات وتتكون من الوحدات التالي
من المعروف إن مخازن الجامعة تؤدي نشاطاً لا يستهان به حيث تقوم بكافة أعمال الاستلام والصرف المخزني والمحافظة والرقابة على المواد المخزونة سواء بحالة جديدة او المستهلكة منها او التالفة كما تقوم بإثبات الموجودات الثابتة عند أخراجها كذمة إلى المستفيدين منها ( كليات أو أقسام أو منتسبين) من اجل المحافظة على الأموال العامة من الضياع. كما وتتبع المخازن عند تنفيذها لأعمالها الاستمارات والنماذج الخاصة بالاستلام والصرف المخزني وعدم تجاوز الإجراءات الرسمية الواجب إتباعها.
كذلك تعتبر المخازن المغذي لسير العمليات الإنتاجية والخدمية والإدارية للجامعة بكافة مؤسساتها فهي الرافد لها بوصفها الحاوي على كل ما تحتاجه الجامعة من مواد ومستلزمات وكذلك هي مسؤولة عن تأمين أحتياجات الجامعة بكل كلياتها و أقسامها من المواد المخزنية وتجهيزها عند الطلب والقيام بأعمال المتابعة و الأشراف على المخازن في المنشآت و المؤسسات التابعة للجامعة و أعداد تقارير دورية عن الموجودات المخزنية فيها وقد أستطاعت المخازن بجهود أدارتها و موظفيها من تنفيذ الواجبات المناطة بها بكل دقة و أمانة وكذلك تتلخص مهامه بالآتي :
أ- أستلام المواد من لجنة المشتريات في رئاسة الجامعة بعد عد ومطابقة المواد مع الكشوفات و وصولات الشراء الواردة مع هذه المواد من حيث النوعية و العدد . وكذلك استلام المواد المجهزة من الوزارة أو المهداة من جهات آخرى .
ب- تتم عملية إدخال المواد مخزنيا بناءا على وصولات الشراء المرفقة مع مذكرات شراء هذه المواد و المصادق عليها بكلمة يصرف من السادة رئيس الجامعة او المساعد الاداري او المساعد العلمي و حسب الصلاحيات الممنوحة و يتم تزويد لجنة المشتريات بنسخة ادخال مخزني محاسبة ( 70 ) و حسب الاصول المتبعة .
ت- تجهيز الشعب و الأقسام في رئاسة الجامعة وكذلك الكليات بالمواد المخزنية بناءاً على مذكرات التجهيز بعد الحصول على الموافقات الرسمية بموجب وصل اخراج مخزني محاسبة رقم ( 71 ) و يسلم لكل شخص وصل تاييد ما بذمته و حسب المادة المستلمة.
ث- تنظيم السجلات و البطاقات المخزنية لكل مادة من المواد بعد عملية إدخالها وإخراجها مخزنيا بموجب سجلات مخصصة محاسبة رقم ( 13 ).
ج- أجراء الجرد بكافة أنواعة لكل المواد الموجودة في المخازن و المواد المتبقية التي تعتبر كرصيد في المخزن وتنظيم استمارات خاصة بهذه المواد.
ح- تنظيم استمارة جرد الموجودات الثابتة لكل غرفة من غرف الاقسام والشعب في رئاسة الجامعة.
خ- توفير مستلزمات حفظ المواد المخزونة بما لايعرضها الى الضرر والتلف وتأمين سهولة جردها
وحركتها وحمايتها من السرقة.
د- تهيئة مخازن نظامية تتوفر فيها مستلزمات السلامة بما يتلائم مع طبيعة ونوع المواد المخزونة .
ذ- تقديم طلب سنويا لغرض تشكيل عدة لجان تقوم بأعمال الشطب والجرد لكافة اقسام رئاسة الجامعة والكليات كافة و حسب تعليمات الموازنة الاتحادية و توصيات ديوان الرقابة المالية .
ر- تسجيل المواد بذمة الاشخاص حيث تكون هناك استمارة خاصة بتسجيلها
ز- عمل اضبارة شخصية لكل موظف و كل قسم يستلم مواد من مخازن الجامعة لغرض التدقيق و الرقابة الدورية لسهولة المتابعة و الحفاظ على المال العام
س- تتم عمل مناقلة او براءة ذمة من المواد التي بذمة الاشخاص في حالة احالتهم الى التقاعد او النقل او التنسيب فقط و يجب احضار نسخة من الامر الجامعي الصادر بهذا الخصوص و ترفق نسخة من براءة الذمة.
ش- استلام المواد المعادة من الاقسام و الكليات بعد استحصال الموافقات اللازمة لهذا الغرض بموجب استمارة خاصة بالمواد المعادة و تقسم ال قسمين
· مواد صالحة للاستعمال و يتم توزيعها مرة ثانية لغرض الاستفادة منها
· مواد مستهلكة و يتم تجميعها و خزنها في مخزن خاص بالمواد المستهلكة ليتم فيما بعد بيعها او اتلافها